Medlemsadministration
Om Groupin
Groupin er et medlemsadministrations system. Det er designet til at understøtte de mest almindelig administrative processer for en mindre forening. Formålet med systemet er at tilbyde et billigt alternativt, hvor selv foreninger med små budgetter kan betale.
Groupin består af en grundpakke som giver mulighed for at registrerer op til 200 medlemmer. Er der behov for mere end 200 medlemsregistreringer skal man købe tillægspakke.
Hvad kan du i Groupin
Groupin er et system som skal hjælpe de mindre foreninger, med det administrative arbejde omkring: medlemmer, nyhedsbrev, aktivitetskalender, bestyrelsen, venskabsforeninger, kommunikation m.m. Det er primært til, for de personer der administrerer foreningen. Men det er også et system hvor man kan give medlemmerne adgang til foreningens egen interne hjemmeside.
Medlemmerne kan logge på og finde information om foreningen og dens aktiviteter. Det betyder at foreningen har et private område, hvor man kan kommunikerer, uden at andre udenfor foreningen kan se og lytte med.
Det har også stor betydning for en forening, at man har samlet sine aktiviteter et sted. Det gøre det nemmere at overdrager foreningsposter til nye aktive medlemmer.
Support og abonnement
Groupin er et selvbetjeningssystem. Du sætter selv sin forening op via en foreningskonto. Som ny forening for du 3 mdr. gratis periode hvor du kan afprøve Groupin. Ønsker du at fortsætte efter 3 mdr. skal du købe et abonnement. Hvis ikke du ønsker at forsætte, lukker foreningskontoen automatisk - nemt og simpelt.
Medlemslogin
Foreningens information
Bestyrelse, udvalg og arbejdsgrupper.
Medlemsadministration
Medlemskategorisering
Dokument deling
Billede galleri
Besked system
Nyhedsbreve
Nyhedsfeeds
Aktivitetskalendar
Venskabsforeninger
Automatisk møde påmindelse
Standard beskeder og tekster
Tilkøb: Hjemmeside
Tilkøb: Opgave modul
Medlemslogin
Nem adgang til information for medlemmer.
Alle medlemmer af foreningen med en aktiv profil (kræver en mail) kan logge på foreningens interne hjemmeside. Her vil medlemmerne kunne læse nyhedsbreve, nyhedsfeeds og få et overblik over aktiviteterne i foreningen.
Medlemmerne kan sende beskeder til bestyrelsen, foreningens udvalg og arbejdsgrupper. De vil kunne administrere deres egne medlemsprofil for foreningen, f.eks om andre i foreningen må se, at de er medlem.
Foreningen kan lave en informationsside, her kan nye medlemmer læse om foreningen, f.eks. historien, vedtægter, om medlemskab m.m. samt finde kontakt information, hjemmeside, facebook m.m.
Har man tilkøbt hjemmeside produktet - vil medlemmerne kunne logge ind via hjemmesiden.
Medlemsadministration
Hurtig oprettelse af medlemmer.
Groupin tilbyder en hurtig og nem medlemsoprettelse. Indtast email og send medlemsanmodning til kommende medlem. Medlemmet udfylder herefter eget navn og adresse m.m. Så snart medlemmet har godkendt sit medlemskab, kan man se medlemmes data.
Man kan oprette en medlemskabsperiode på medlemmet og før perioden udløber, sendes der automatisk en mail, om medlemsfornyelse.
Når man registrerer betaling for medlemskab, sendes der også en mail til medlemmet, om at betaling er modtaget.
Derudover tilbydes en nem søgefunktion og filtering, tildeling af kategorier på medlemmerne, tildeling af titler som f.eks. "Redaktør", "Webmaster", "Administrator", "Kontaktperson" m.m.
Beskeder
Standard beskeder, automatisk mail udsendelse.
Med besked modulet kan man kommunikerer nemt ud til medlemmerne. Medlemmerne kan også skrive til bestyrelsen, udvalg og arbejdsgrupper eller til personer i foreningen med ansvarsområde.
Medlemmerne kan tilmelde sig en service kaldt "mail notifikation". Så modtager de en mail besked, når der er nye beskeder i indbakken.
Administratoren kan skrive standard beskeder, som kan genbrugs. Nogle af disse beskeder kan blive udsendt automatisk. Det kan f.eks. være en velkomst besked til nye medlemmer eller besked om medlemskabsfornyelses eller om at betalingen er registeret.
Nyhedsbreve
Effektiv medlemskommunikation.
Groupin tilbyder udsendelse af nyhedsbreve til de medlemmer der har valgt at modtage disse. Det vil være redaktøren, der kan skrive nyhedsbreve, og korrekturlæseren der gennemlæser dem før udsendelsen.
Bestyrelsen, udvalg og arbejdsgruppe kan udsende små nyhedsfeeds omkring deres arbejde. Disse er tænkt som små beskeder, modsat nyhedsbrev som kan være lange.
Det seneste nyhedsbrev og de seneste newsfeeds vises på forsiden sammen med den næste begivenhed i foreningen.
Aktivitetskalendar
Samlet aktivitetsoversigt.
Foreningens aktiviter kan oprettes i en fælles kalenderen, det kan f.eks. være fester, bestyrelsesmøde, udvalgsmøde, fællesarbejdsdag og generalforsamling.
Aktiviteter kan kun ses af de medlemmer der er inviteret med til aktiviteten. De aktiviteter hvor alle medlemmer er inviteret kan også blive vist på hjemmesiden, hvis man har tilkøbt dette.
Hvis en gruppe f.eks bestyrelsen eller et udvalg bliver inviteret med til en begivenhed, så vil aktiviteten også optræde i på gruppens informationsside i deres aktivitetskalender.
Man kan på aktiviteten uddelegere arbejdesopgave til enkelte medlemmer.
Bestyrelse, udvalg og arbejdsgrupper
Oversigt over bestyrelsen og foreningsudvalg.
Ved at oprette grupper i foreningen, kan man sammensætning bestyrelsen, udvalg og arbejdsgrupper.
En gruppe vil bestå af en række medlemmer, og hvert af disse kan for tildelt en gruppe title. F.eks. kan man oprette "Bestyrelsen", tilføje de medlemmer der sidder i bestyrelsen og herefter tildele title til medlemmerne som f.eks. "Formand", "Kasser" m.m.
En grupperne kan udsende kort nyhedsfeed som kan læses af alle medlemmer.
Grupperne kan også blive vidst på hjemmeside for dem der har tilkøbt dette.
Foreningsnetværk.
Opret venskabsforbindelse til andre foreninger i Groupin.
Som foreningen kan man oprette venskabsforbindelse til andre foreninger i Groupin.
Har man en venskabsforening, kan man etablerer kontant mellem en gruppe i hver forening. Disse kontakt grupper kan nemt kommunikerer med hinanden. De kan sende beskeder til hinanden og inviterer til begivheder på tværs af foreningerne og man kan som medlem af kontaktgruppen se hinandens kontakt oplysninger.
Hjemmeside
Simpelt hjemmeside opsætning.
Hjemmeside produktet er et tillægsprodukt til abonnmentet og koster 20 kr. om måned.
Som foreningen bruger man en fastlagt skabelon, i kombination af foreskellige farve paletter. Man kan oprette artikler og billeder og ligge aktivitets kalenderen ud på hjemmeside. Hjemmesiden opbygges af en flad menu struktur, og hver side opbygges af sektioner af enten tekst eller billeder.
Hjemmeside produktet har nogle faste rammer, som giver et pænt designet. Klik på nedenstående links for at se eksempler på hjemmeside:
Bylaug
Yoga
Vandværk
Medlemstyper
Understøtter forskellige medlemstyper.
System understøtter forskellige medlemsformer som f.eks "personligt medlemskab", medlemmet er en person.
Medlemsformen kan også være et "Adresse medlemskab", her er alle personer på en bestemt adresse medlem, altså et gruppemedlemskab med flere personer i.
Medlemsformen hvor flere person som er tilkynttet en bestemt person eller et dyr eller en genstand er også muligt. Først nævnt kunne f.eks. være en private børneinstitution, med forældre som medlemmer, men barnet som årsag til medlemsskabet.
Medlemsperioden kan både være fast definereret eller løbe fra indmeldelse dato til medlemsskabets løbetid f.eks. et år frem.
Dokument deling
Deling af dokumenter mellem medlemmer.
Det er muligt at ligge dokumenter op som andre medlemmer kan læse. Dokumenterne kan tilknyttes begivenheder og kategoriseres som f.eks et møde referat. Har man venskabsforeninger kan man også del dokumenter med dem, det er dog kun gruppen som er tilknyttet venskabsforbindelsen der kan læses disse. Dokumentet kan også tilknyttes en ejer f.eks bestyrelsen.
